Die korrekte Auftragsverwaltung ist das Kernstück des Büroalltages kleinerer Firmen. Diesen Ablauf von der Erstellung des Angebotes, über die Auftragsbestätigung, den Lieferschein bis hin zu den Rechnungen realisiere ich mit Hilfe einer rationellen Auftragsverwaltungs-Software. Sollte in Ihrem Haus eine spezielle Software eingesetzt werden, arbeite ich mich gern ein. Meine Erfahrungen mit verschiedenster Branchensoftware ermöglichen es mir, die Zusammenhänge eines Programms zu erkennen und dadurch zügig zu einer professionellen Anwenderin zu werden. Zuvorkommend und freundlich kommuniziere ich mit Kunden und Lieferanten.

Beim Geld hört bekanntlich die Freundschaft auf. Ich überwache pedantisch die Geldausgänge und Geldeingänge, führe das Kassenbuch und realisiere in Abstimmung mit meinen Kunden den Zahlungsverkehr. Die Zahlungen können per Überweisungsauftrag, Diskette oder online erfolgen. Ich richte mich ganz nach den vorhandenen Möglichkeiten und Vorstellungen. Das Wahrnehmen von Skonto-Fristen ist selbstverständlich und hilft Geld zu sparen. Durch zeitnahes Buchen der Zahlungsein- und ausgänge kann jederzeit eine exakte Aussage zu den aktuellen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten getroffen werden.

Ich informiere regelmäßig über offene Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten sowie offene Forderungen an Kunden. Das zügige mehrstufige Mahnwesen realisiere ich in Absprache mit meinen Auftraggebern. Eine Übersicht aus Bank- und Kassenbestand sowie offenen Posten ergibt einen Tagesfinanzstatus, der tagesaktuell einen Grobüberblick über die finanzielle Situation der Firma gibt.

Das Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle nach § 6 Steuerberatungsgesetz realisiere ich eigenständig. Im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung bereite ich die Buchhaltungsunterlagen zur Übergabe an den Steuerberater vor. Sollte eine digitale Datenübergabe von der Auftragsbearbeitungssoftware zur DATEV-Software möglich sein, werden dadurch natürlich Kosten reduziert. Ich verstehe mich als Mittler zwischen meinem Kunden und seinem Steuerberater. Rückfragen zu bestimmten Buchungen, Abstimmung der offenen Posten oder vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss erledige ich eigenverantwortlich. Um diese zeitraubende Detailarbeit brauchen sich meine Kunden nicht mehr zu kümmern.

Ein gut strukturiertes Ablagesystem erleichtert die Arbeitsorganisation sowohl dienstlich als auch privat beträchtlich. Effektive Büroorganisation heißt für mich, dass meine Kunden während meiner Abwesenheit genau wissen, wo welche Unterlagen zu finden sind. Der Griff zum passenden, exakt beschrifteten Ordner oder in eine Ablagebox sollte sofort zum gewünschten Dokument führen. Es gibt aber keine allgemeingültigen Regeln, wie ein Ablagesystem aufgebaut sein sollte. Jede Firma benötigt eine individuelle Lösung für ihre speziellen Bedürfnisse.

Nicht nur Gedrucktes muss übersichtlich verwaltet werden. Auch Dateien und Mails sollten in einer Struktur verwaltet werden, die übersichtlich und nachvollziehbar ist. Zeitraubendes Suchen sollte unbedingt der Vergangenheit angehören! Ich erstelle gemeinsam mit meinen Kunden eine Dateistruktur, die jederzeit erweitert und angepasst werden kann.

Wer kennt das nicht: ungeöffnete Briefe türmen sich neben Rechnungen, Mahnungen und Versicherungspolicen. Kontoauszüge oder Kfz-Unterlagen sind plötzlich unauffindbar. Nicht jeder hat Zeit oder Lust, sofort Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Deshalb biete ich Firmen und Privatpersonen, speziell Seniorinnen und Senioren, professionelle Unterstützung an. Ein erstes Beratungsgespräch dient vor allem dem Kennenlernen. Das gegenseitige Vertrauen wird gecheckt; schließlich blättere ich später in vertraulichen Dokumenten. Anschließend kann mein Kunde wählen, wo ich tätig werden soll: in seiner Wohnung oder in meinem Büro. Nach Sichtung der Unterlagen gebe ich mein verbindliches Preisangebot ab.

Nach Auftragserteilung folgen dem Vorsortieren die Feinsortierung und das Einheften in klar beschriftete Ordner. Zahlreiche Schriftstücke landen auf einem gesonderten Stapel, da sie für die "runde Ablage", sprich den Papierkorb, vorgesehen sind. Über das endgültige Vernichten im Schredder entscheidet natürlich der Auftraggeber selbst. Den Abschluss des Auftrages bildet eine kurze Einweisung in die geschaffene Struktur der Unterlagen. Somit kann mein Kunde zukünftig selbst für Ordnung sorgen. Gern wiederhole ich diese Tätigkeit je nach Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt erneut. Die bereits geschaffene Grundstruktur ermöglicht dann ein zügiges und damit preiswerteres Arbeiten.